Workflow

Ein zentrales Element von Prozessmanagement (und damit in Zeiten prozessorientierter Managementsysteme auch von QM) ist Workflow. Warum? Weil die Prozesse dann nicht nur im Handbuch beschrieben sind (Papier ist bekanntlich geduldig...) sondern auch im realen Arbeitsleben abgewickelt werden - eine Workflowmanagement-Software sorgt nämlich dafür! Workflow-Systeme sorgen für Fehlervermeidung, kürzere Liegezeiten von Dokumenten, weniger unnötige Rückfragen, klare Zuständigkeiten durch einen strukturierten Ablauf etc. Für all das ist natürlich eine geeignete Software unumgänglich. Prozesse und Managementsysteme werden immer mehr nicht nur in Workflow-Systemen abgebildet, sondern auch damit abgewickelt.

 

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Bild: Auszug aus einem Workflow. Die Hand zeigt auf den nächsten zu machenden Schritt

 
Natürlich sind Dokumente wie Anweisungen, Checklisten und Formulare im Workflow-System integriert - dadurch gibt es keine Probleme mit unterbrochenen Links und ungültigen Dokumente. Denn Änderungswesen, Versionierung, elektronische Freigabe und andere Elemente des Dokumentenmanagements sind selbstverständlich integriert. Prozesse wie z.B. Prüfmittelüberwachung, Fehlermeldungen, Reklamationsmanagement können so einfach und fehlerfrei abgewickelt werden.

Bei einem Update eines Managementsystems sollte daher der Einsatz eines Workflowmanagementsystems  in Betracht gezogen werden.

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